Quelle que soit l’activité d’une entreprise, diverses tâches administratives sont nécessaires à son bon fonctionnement. Pour autant, la majorité de cet administratif peut être réalisé sans problèmes à distance chez un prestataire spécialisé et compétent.

Pourquoi externaliser son administratif

  • Bien souvent ces tâches sont peu prestigieuses aux yeux des salariés, certains les jugent même rébarbatives.
  • Il est souvent difficile de recruter du personnel
  • Gérer du personnel prend du temps qui serait mieux employé ailleurs
  • Faire appel à un sous traitant en charge de l’administratif limite les risques d’aléas (départs, maladies, congés…)
  • Cela permet de réduire le coût de vos locaux ou d’augmenter la distance entre vos salariés.
  • Un prestataire spécialisé bénéficie souvent d’économies d’échelle, d’une bonne organisation/ productivité.
  • Sous traiter vous permettra de mieux connaître, donc d’isoler et de budgéter le coût de votre administratif.
  • Enfin les entreprises nouvelles peuvent bénéficier d’acteurs compétents, pour un budget limité

sous traitant administratif PME

Comment externaliser votre travail administratif

Voici à titre indicatif quelques étapes dans l’organisation du transfert des tâches :

  • Préparez une liste de fonctions administratives que vous envisagez de transférer
  • Sélectionné le niveau des tâches, puis des opérations
  • Vous pouvez aussi réaliser une estimation (assez réaliste!) du temps de travail nécessaires par tâche, et du nombre de tâches à réaliser par mois.

Ensuite il faut déterminer avec le prestataire quelles seront les fonctions administratives ou tâches qui seront effectivement sous traitées, et dans quel ordre.

  • Puis démarre la compilation ou rédaction de procédures.

L’expert administratif Gobbans peut vous aider, car il a une large expérience de ce travail.

  • Cette formalisation des procédures sera la base de la délégation des tâches à un prestataire spécialisé.
  • Ensuite quelques tests seront conduits, pour affiner l’estimation des rendements, et donc préciser les budgets de prestation de services.

Une personne de chez vous qui connaît bien les tâches à réaliser devra être l’interlocuteur opérationnel du nouveau sous-traitant.

  • Enfin une fois que l’essentiel des questions potentielles auront été clarifiées, l’activité sous traitée montera progressivement en puissance jusqu’à atteindre sa vitesse de croisière.

Prévoyez un comité de pilotage bipartite (client + prestataire) qui fera des points de situation très réguliers pendant la mise en place de l’outsourcing des taches, et proposera des améliorations de procédures.

Puis ses réunions seront beaucoup plus rares une fois l’activité bien rodée.

Le lancement d’une externalisation de tâches administratives à la suite du départ d’un salarié pose toujours problème, le client à tendance à exiger la même qualité de travail. Toutefois, ce départ présente une opportunités d’amélioration de traitement qu’il conviendra d’utiliser au mieux.

délégation taches administratives rébarbatives

Tâche administratives qui peuvent être déléguées à un prestataire

Peuvent être sous-traités les travaux:

  • qui peuvent être décrits via une procédure (texte et/ou logigramme)
  • qui n’impliquent pas un nombre trop considérable d’aléas
  • qui n’impliquent pas une expertise technique ou une connaissance trop spécifique difficile à transférer.

Attention aux tâches administratives très imbriquées à votre production de produits ou services. Si elles demandent beaucoup d’interaction avec votre personnel il ne sera pas forcément pertinent de les externaliser aussi…

Gobbans accepte une grande variété de tâches administratives, même si les clients ont besoin de peu d’heures, ou de répondre à un besoin spécifique, nous répondrons toujours à vos demandes.

Exemples de tâches administratives qui peuvent être déléguées

  • Le standard téléphonique : Terminé les appels en direct, un     assistant prend en charge l’appel au nom de votre entreprise et qualifie la demande suivant vos directives. Vous recevez un mail précisant les données de l’appelant et le motif, libre à vous de reprendre contact avec lui.
  • Le standard mail : Fini les mails envahissants, un assistant prend en charge vos mails selon vos instructions et vous retourne ceux qui nécessitent un intérêt pour vous.
  • L’envoi des courriers : Nous prenons en charge numériquement l’envoi de vos courriers postaux, simple, prioritaire, suivi ou recommandé
  • Le traitement des tâches administratives répétitives
  • Les demandes spécifiques
  • Etc…

Le domaine administratif n’est qu’un des domaines que votre entreprise pourrait externaliser avec succès. Vous pouvez appliquer une démarche assez similaire pour externaliser des tâches comptables, mettre en place une sous-traitance de vos actions de communication, faire réaliser vos opérations marketing par un prestataire spécialisé, etc