De plus en plus de PME sous-traitent les taches rébarbatives

Aujourd’hui, le recrutement est devenu compliqué pour les PME et pour les nouvelles entreprises.
Ces recrutements sont d’autant plus délicat que les entreprises se doivent d’être exigeantes sur les qualités recherchées. Elle ont du mal à trouver les bons profils, se disputent les mêmes candidats et ne peuvent rivaliser avec les grands groupes.
Les candidats doivent de plus être capables de travailler de manière proactive aussi bien en équipe que de manière autonome.
Bref, les dirigeants des PME et des nouvelles entreprises doivent consacrer beaucoup trop de temps à recruter.

L’économie se spécialise

La complexification et la diversification des taches à réaliser pousse à une spécialisation de plus en plus forte dans les entreprises.
L’évolution des postes de travail va vers des compétences pointues, difficiles à trouver.
En effet les entreprises ont besoin de personnes très qualifiées dans un grand nombre de domaines dont beaucoup n’existaient pas il y a 50 ans.
Cette spécialisation est allée de pair avec l’externalisation, car un grand nombre de taches autrefois internalisées au seins de l’entreprise sont désormais déléguées à des prestataires spécialisés très pointus dans leur domaine (propreté, sécurité, entretien, etc).
La sous-traitance apporte une réponse sure et rapide, elle devient indispensable.

L’externalisation des taches gagne les PME

Les PME qui faisaient jusqu’à présent de la résistance, dans le sens ou leurs salariés étaient beaucoup plus polyvalents que ceux des grands groupes, sont à leur tour rattrapées par le phénomène.
En effet, l’inflation des normes et des règles rend quasiment impossible pour l’entrepreneur de se tenir au courant de toutes les obligations s’imposant à sa PME. Son expert comptable l’aide autant qu’il le peut mais il touche lui aussi souvent ses limites.
Sous-traiter certaines taches est donc pour le gérant d’une PME une bonne manière de se simplifier la vie.

L’externalisation permet aussi aux PME de faire des économies, en faisant appel aux spécialistes, très efficaces, des domaines qui les intéressent.
Au passage la sous-traitance permet de calibrer le nombre d’heures nécessaires pour chaque tache, ce qui renforce la flexibilité et le potentiel d’économies.
Enfin externaliser permettra surtout de se concentrer sur l’essentiel : créer du chiffre d’affaire ;
Ce faisant, elles libèrent en effet leurs ressources internes, qui peuvent se concentrer sur d’autres taches.
En externalisant une partie de leur activité, les PME peuvent se concentrer sur les parties de leur métier les plus stratégiques qui requièrent le plus d’effort et d’implication de leur part.

L’externalisation est souvent idéale pour les nouvelles PME

Le cas de la création d’entreprises est particulier, car elles partent d’une feuille blanche.
Elles n’ont pas à gérer un personnel préexistant, ni à assumer les conséquences d’une éventuelle décision d’externaliser certaines fonctions.

L’entrepreneur a donc toute liberté pour savoir ce qu’il fera dans ses locaux, ou ce que d’autres feront à distance.
La contrainte du local, surtout si il a été choisi, est aussi un élément clé pour dimensionner l’équipe qui travaillera sur place… et donc externaliser toutes les autres taches que cette équipe n’aura pas le temps matériel de traiter.

Le juge de paix pour choisir les taches à externaliser sera souvent le nombre et la complexité des interactions nécessaires avec les différents membres de l’entreprise :

Si une tache demande beaucoup d’échanges, et aussi une bonne réactivité, il vaut probablement mieux la conserver en interne.

Si en revanche une tache peut être réalisée de manière indépendante, et qu’en plus elle est répétitive et rébarbative, vous avez une excellente candidate pour l’externalisation…

Réussir l’externalisation dans une petite entreprise

Il est indispensable que l’entrepreneur qui souhaite externaliser certaines taches de sa PME soit au clair sur son besoin:
Quel est l’ensemble des taches qui doivent être réalisées par la nouvelle entreprise ?
Parmi toutes ces taches, quelles sont celles qui peuvent être externalisées sans impacter sensiblement le fonctionnement et la communication sur le site de la PME ?
Ensuite, pour chacune des taches à sous traiter, il faudra rédiger la procédure souhaitée, pour fournir un cahier de charges au prestataire pressenti.
La prestataire pourra bien sur demander des compléments d’informations pour compléter une procédure qui sera rarement parfaite du premier coup.
Un petit test pourra être réalisé avec un salarié du prestataire (en présentiel ou de plus en plus, contraintes sanitaires obligent, à distance) pour s’assurer de l’efficacité de la procédure, et de sa cohérence avec l’activité générale de l’entreprise.

Il est fondamental de ne pas lancer une externalisation dans l’urgence, comme on nous ne demande parfois, sur la base d’un planning décidé « d’en haut », sans se préoccuper de la faisabilité. Avancer progressivement, étape par étape, est l’une des principales clés du succès.

Une autre clé importante est l’utilisation des technologies de web. Le recours au cloud permet par exemple de partager une multitude de documents utilisés à la fois par les salariés de votre PME, et ceux du ou des prestataires sous traitant.
Vous pouvez aussi nous ouvrir des accès à vos outils, CRM, applications métier, etc.
Ainsi tous les acteurs travaillent sur les mêmes bases de données, en permettant à votre entreprise de capitaliser l’information.

En conclusion, l’externalisation des taches pour les PME et les nouvelles entreprises permet une flexibilité accrue qui facilite aussi la résilience des entreprises en ces temps compliqués et incertains de Covid.
Dans un univers imprévisible, les taches externalisées, surtout si elles sont payées au volume horaire se révèlent être un précieux amortisseur par rapport à des coûts fixes en interne.
Il faudra cependant jouer au maximum le jeu de la transparence, et communiquer dès que possible au prestataire les perspectives de hausse ou de baisse d’activité, pour lui permettre d’anticiper un minimum et éviter de le fragiliser inutilement.
Une relation de confiance est très importante entre les deux parties en vue d’une collaboration durable et profitable à tous.