QUOI : Comment choisir les missions/tâches à externaliser

Pour externaliser une tâche ou une série de tâche il convient de s’assurer :

  • Que vous pouvez décrire précisément et de manière exhaustive le déroulement de la mission
  • Les tâches à sous traiter doivent être relativement homogènes. Si il y a beaucoup d’exceptions, de cas particuliers, il sera difficile de les lister à l’avance, et cela risque de générer de nombreuses questions voire des arrêts pendant la mission.
  • Que la mission peut être réalisée en totalité à l’extérieur de l’entreprise (ou à défaut, le concours opérationnel d’une personne de chez vous est indispensable)
  • Pour les prestations clés, il existe un temps d’acclimatation pour que l’équipe du prestataire arrive à l’efficacité que vous observez en interne. Ceci implique qu’il est plus rentable d’externaliser des missions à durée conséquente.
externaliser son administratif

COMMENT : Mise en place de l’externalisation de vos tâches chronophages

01. Identifier les raisons qui vous poussent à sous traiter, le volume à externaliser, puis sélectionnez les tâches à faire réaliser au prestataire,

02. En commençant par celle qui vous semble la plus simple, rédiger le descriptif de mission.
Le prestataire peut vous guider à distance sur l’organisation des données, avec les informations nécessaires à la création du descriptif de mission

03. La mission démarre, d’abord en phase de test, avec un point d’entrée client et Gobbans plus une opératrice expérimentée externalisée. Ce test permet d’identifier les précisions nécessaires ou utiles, qui seront ajoutées soit au descriptif de mission, ou en annexe.

04. Ensuite, démarre la phase dite de rodage, l’équipe externalisée a généralement sa taille définitive, quelques précisions au descriptif de mission sont encore susceptibles d’être ajoutée

05. On passe enfin à la phase dite de croisière.
Bien évidemment l’efficacité des opératrices augmentera régulièrement au fil des étapes 3,4 puis 5.
Cette procédure peut bien sûr varier en fonction de la complexité de la tâche administrative sous traitée / du travail externalisé.

Toujours garder en tête lors d’une externalisation :

  • Ce qui est évident au sein de votre entreprise ne l’est pas forcément ailleurs
  • Même vos implicites d’entreprises doivent pouvoir être mis sur le papier pour préparer de façon optimale une externalisation de certains processus
  • Tout doit aller de pair ; si vous externalisez une partie des tache mais qu’en interne votre organisation n’avance pas au même rythme pour les tâches qui sont restées internalisées, vous aurez des difficultés.
  • Si les tâches externalisées impliquent l’utilisation de votre système d’information, nous devons y avoir accès, au moins aux portions nécessaires !
  • Idéalement, le prestataire qui réalise l’externalisation doit utiliser les mêmes outils et le même environnement que vous pour éviter les écarts qui font perdre du temps et de l’énergie. (formats différents, incompatibilités, etc)